Les logiciels bureautiques

Faites des sauvegardes régulières de vos documents. Dans les réglages, appelés souvent Préférences, vous pouvez d'abord déterminer un enregistrement automatique, par exemple toutes les 3 minutes. Cela vous évitera une grosse dépression en cas de manipulation fautive ou de coupure de courant. Sauvegardez aussi régulièrement vos documents dans un répertoire différent, et même sur un support différent, 2ème disque, CDRW, clé USB...

Prenez l'habitude des icônes (boutons) en haut de la page, qui facilitent et accélèrent le travail : ouvrir, fermer, enregistrer le document, mettre en gras, italique, etc., centrer ou ajuster...

Dans les Préférences ou les Options, vous pouvez déterminer quelles sont les icônes qui apparaîtront en haut de la page ; sélectionnez les plus utiles, il ne faut pas surcharger, ou laissez la configuration d'origine.

Apprenez à faire de belles mises en page : sélectionnez un titre, et centrez-le, mettez en caractères plus gros et en gras, évitez de souligner ; sélectionnez un paragraphe, ou le texte entier (vous centrerez les titres après) [Edition / Sélectionner tout] et « ajustez », ce qui aligne à droite et à gauche, avec l'icône la plus à droite sur l'image ci-dessous. N'oubliez pas l'alinéa (retrait de 1ère ligne) au début du paragraphe, ce qu'on règle grâce au curseur gradué en haut à gauche du document ou dans Format / Paragraphe.

Vous pouvez de temps en temps mettre des puces en tête de ligne, comme ici ; il y a un bouton pour ça ; ou bien des numéros. OpenOffice propose aussi des puces en images, carrés, losanges, flèches..., de différentes couleurs.

Les programmes actuels possèdent des correcteurs automatiques. Souvent, une faute d'orthographe est signalée automatiquement par un trait rouge ou vert bizarre sous le mot ; cliquez dessus avec le bouton droit, il vous sera proposé d'autres solutions, choisissez la bonne ; mais vérifiez d'abord si ce n'est pas vous qui aviez raison : le correcteur ne connaît pas tous les noms propres (surtout français), et Word ne connaît du passé simple que la 3ème personne, et rien du tout du subjonctif imparfait. Ne comptez donc pas uniquement sur le correcteur, qui ne verra pas les fautes grammaticales. Le correcteur grammatical lui-même n'est pas fiable dès qu'on sort de la phrase standard.

Vous pouvez paramétrer la correction automatique en cours de frappe, selon vos propres habitudes. Vous pouvez aussi faire des sortes de raccourcis avec ce correcteur ; par exemple, je tape « cad », et il me corrige immédiatement en « c'est-à-dire » ; « cpq » devient « c'est pourquoi ».

Dans Edition, il y a un outil : Rechercher, ou Remplacer ; vous pouvez rechercher très vite un élément précis dans un document, ou remplacer toutes les occurrences d'un mot par un autre mot ; on peut ainsi abréger en tapant : « jbp », et remplacer automatiquement ensuite par « Jean-Baptiste Poquelin ».

Prenez l'habitude de taper avec plusieurs doigts.

Un tableur utilise des fonctions, qui sont des formules permettant des calculs. Les fonctions mathématiques, statistiques, etc., sont très nombreuses. On peut cliquer sur l'icône correspondante, ou l'inscrire manuellement ; par exemple, j'entre dans la case A17 (ou une autre) : « =somme(A2:A16) » : dans la case A17 s'inscrira donc la somme des nombres compris entre A2 et A16. Ne pas laisser d'espaces, ne pas oublier « = » ou une parenthèse. Si j'avais mis le point-virgule au lieu des deux points, j'aurais eu le total A2+A16. Cela peut permettre d'ajouter des cases particulières, et non une liste complète. En fait, je n'ai pas tapé « A2 » ni « A16 » ; j'ai cliqué sur les cases correspondantes. Pour avoir la moyenne de cette colonne, je rentre la formule « =moyenne(A2:A16) ». Après chaque opération, on appuie sur Entrée pour valider.

Le copier-coller est rapide et efficace : je me positionne sur A17, je fais Edition / Copier, je me positionne en B17, je fais Coller, et la formule se rentre toute seule, en changeant automatiquement de colonne ; j'aurai donc en B17 le total ou la moyenne entre B2 et B16. Il y a encore plus simple : laisser apparaître une petite croix dans le coin de la case, en bas à droite ; on maintient cliqué dessus et on tire jusqu'à la (ou les) colonne(s) voisine(s). Pour entrer en colonne une suite 1, 2, 3..., en A1 je rentre le 1 ; dans la case A2, je rentre « A1+1 », et elle m'inscrit « 2 » ; puis je trouve la petite croix, je tire jusqu'en bas, et j'ai ma suite complète de nombres.

Parmi les outils bien utiles : le tri automatique. Par exemple, vous entrez des noms, sans ordre, et vous demandez au programme de les trier par ordre alphabétique. Le filtre automatique permet de rechercher dans une colonne par exemple tous les gens qui s'appellent Dupont dans une liste, ou toutes les notes comprises entre 10 et 12, ou n'importe quelle autre caractéristique.

Avec Format de cellule, on peut donner une quantité d'apparences différentes à la cellule (= case) : bordure, couleur, disposition du texte, nombre de décimales... Le format automatique d'une colonne ou d'une ligne permet un ajustement précis de la largeur ou de la hauteur. Pour sélectionner la colonne A entière, je clique sur le A ; pour la ligne 1, je clique sur le 1 à gauche.

Une base de données (ex : Microsoft Access, OpenOffice Base, Lotus Approach), qui remplace si on veut ce qu'on pouvait faire sur des fiches cartonnées. Par exemple, une fiche sur chaque variété animale dans un travail de zoologie. Les capacités de l'ordinateur en plus, bien sûr.

Un programme de présentation ou PréAO (ex : Powerpoint, OpenOffice Impress, Lotus Freelance Graphics), qui remplace une projection de diapos ou de vidéos avec commentaires.

Une PAO, Publication Assistée par Ordinateur (ex : Microsoft Publisher, Quark Xpress, ou la PAO gratuite Scribus sous Linux, Mac et Windows), qui permet de faire de la mise en page, et de constituer des magazines, avec textes (1 ou plusieurs colonnes), dessins, photos...

Divers accessoires : carnet d'adresses, répertoire téléphonique, dictionnaires...

Le logiciel commercial le plus connu est Microsoft Office (Word, Excel, Access, Powerpoint, Publisher...). C'est aussi le plus répandu, à cause du quasi-monopole commercial de Microsoft. Il est beaucoup moins cher d'acheter la suite complète que les éléments un par un, et il faut profiter du tarif étudiants / enseignants. Quelques tarifs, pas très récents, mais indicatifs : Office XP Standard, 599 €, 285 € en mise à jour, 169 € étudiants-enseignants. Word 2002 : 315 €, ou 121 en mise à jour depuis 97 ou 2000. Excel 2002 : 315 €, et 136 en mise à jour. Office XP Professionnel coûte 718 €, et Office XP Developper, 1184 €. Microsoft Office 2007 utilise désormais un format si spécifique qu'il n'est reconnu que par elle (extensions docx, pptx, etc.), le but étant comme toujours de pousser au rachat, faire croire aux gens que leur produit est devenu obsolète.

Autres grandes marques, aussi performantes : la suite Lotus (Lotus Smartsuite, Lotus Millenium...) ; ou WordPerfect chez Corel. Ça marche largement aussi bien et c'est moins cher.

Ne pas négliger les « sous-produits » de ces marques, beaucoup plus légers et moins chers, et souvent très suffisants : Works chez Microsoft (57 €), Perfect Works chez Novell. Les ordinateurs premier prix en grande surface peuvent être équipés d'une suite de ce type.

Développée d'abord pour Linux, puis adaptée pour Windows, la suite StarOffice est tout à fait aussi performante que les grandes marques, entièrement compatible avec Microsoft Office (elle ouvre d'anciens fichiers Excel qu'Excel 97 ou 2000 n'arrive plus à ouvrir, pareil pour Word) ; la version 5.2 avait l'immense avantage d'être gratuite pour les particuliers, les versions ultérieures sont devenues payantes, environ 50 €.

Petite sœur de StarOffice, OpenOffice est presque identique, libre, performante, totalement gratuite, adaptée à Windows comme à Linux ou Mac, et les mises à jour se trouvent régulièrement sur Internet. Elle est entièrement compatible avec Microsoft Office. Le traitement de texte s'appelle Writer, le tableur Calc, la PréAO Impress. Ce sera, si vous le permettez, notre meilleur choix. Il en existe d'autres gratuites pour Linux, comme KOffice.

NewDeal Office, que personne ne connaît, comprend le système d'exploitation et la suite bureautique complète, voir la page consacrée aux systèmes d'exploitation. Le traitement de textes NewWrite est en même temps une PAO, avec des outils de dessin intégrés et très fonctionnels, il est complété par le programme de dessin NewDraw ; le tableur n'ouvre que des feuilles uniques, non des classeurs comme Excel ou OpenOffice Calc (1 classeur contient plusieurs feuilles). S'y ajoutent la base de données, le gestionnaire de comptes bancaires, un certain nombre d'outils et d'accessoires.