utilisation des styles de Word

La définition de la mise en forme n’est faite qu’une seule fois et on est certain que tous les paragraphes équivalents seront formatés avec le même style sans erreur possible.
S’il s’avère en cours de fabrication du document qu’une modification du style est nécessaire, celle-ci peut être aisément effectuée et s’appliquera à l’ensemble des paragraphes formatés avec ce style.
Les styles offrent également la possibilité de création automatique des niveaux hiérarchiques d’un plan, ce qui permet ensuite de créer sans effort une table des matières et facilite les modifications éventuelles grâce aux facilités liées à la visualisation en mode plan.
Si un paragraphe particulier doit présenter des modifications de mise en forme, il est toujours possible de les imposer sans affecter les autres paragraphes qui utilisent les styles prédéfinis.
Afin de se concentrer sur la création du document, il est conseillé de déterminer avant sa création ses caractéristiques formelles. On se demandera dans l’ordre :

Si la mise en forme qui sera utilisée dans le document a déjà été créée dans un modèle. Si la réponse est oui, on ouvrira le document avec le modèle correspondant s’il existe.
Si la mise en forme créée pour le document sera utilisée dans d’autres documents ultérieurs. Si la réponse est oui, on fabriquera un modèle spécifique de document ou on enregistrera les mises en forme dans le modèle par défaut normal.dot.
Si le document fait partie d’un ensemble plus volumineux avec lequel il devra être mis en relation (par exemple pour la pagination). Dans ce cas, il pourra être utile de créer d’abord un document maître.

Si aucune réponse positive n’a été apportée à ces questions, on créera le document avec l’option " fichier nouveau ", ou l’icône " nouveau document " de la barre des outils, ce qui revient à attribuer le modèle par défaut normal.dot au document.
Tous ces éléments : documents maîtres, modèles et documents utilisent des feuilles de style.

Tous les documents sont réalisés sur un modèle donné. Le modèle par défaut se nomme normal.dot mais d’autres modèles peuvent être appliqués à un document. Il convient donc d’être le plus précis possible dans la définition des styles d’un modèle, sinon il faudra compléter la feuille de styles au niveau de chaque document créé avec ce modèle.

Le modèle fournit au document une mise en forme pré-définie, même pour des éléments qui ne seront pas créés dans le document. Par exemple, un modèle peut présenter un style " titre " qui ne sera pas utilisé pour écrire une lettre de motivation.

Il est toujours possible de modifier le style par défaut au niveau d’un document sans affecter pour autant le modèle correspondant. Par exemple, si le modèle possède un style dénommé " normal avec retrait " qui aligne les paragraphes à gauche et que le document les veut justifiés sans retrait tout en gardant les autres caractéristiques du style, il est possible d’effectuer cette modification au seul niveau du document.

Si on utilise un document maître, tous les documents créés doivent utiliser les mêmes styles, c’est-à-dire être construits avec le même modèle, sans utiliser de particularités de style au niveau du document individuel.

Il faut donc, dans l’ordre, définir les styles des modèles, puis des documents. Il faut avoir bien réfléchi à la mise en forme avant de créer un modèle, car toute modification ultérieure du modèle ne se répercutera pas sur les documents antérieurs créés sur ce modèle : les styles de document sont prioritaires sur les styles de modèles.
Les illustrations sont extraites du fichier " thésaurus_test_1.pdf " que vous pouvez ouvrir en cliquant dessus. Vous pourrez alors passer de la fenêtre pdf de cette aide à l’exemple, à l’aide du menu " fenêtre " d’Acrobat Reader.

Chaque partie spécifique d’un document possède sa propre mise en forme. On distingue quatre parties fondamentales dans une page : l’en-tête, le pied de page, les notes de bas de page et le corps du document (Figure 1).

Les en-têtes de pages et pieds de pages se trouvent tout en haut et tout en bas. Elles sont reproduites à l’identique de page en page. Il ne faut donc y porter que des informations qui doivent apparaître sur toutes les pages.

Il convient essentiellement de personnaliser les styles de ces parties, les autres styles par défaut sont souvent utilisables sans modification.

Le corps du document comporte plusieurs types de zones. Les principales sont les titres, un par niveau de plan, et le corps du texte.

Figure 1 : principales parties d’un document.

Figure 2 : principales parties du corps du document.

4.2 Définir un style.

4.2.1 Que définit-on dans un style ?

Un style permet définir tous les attributs visibles de mise en forme :

a) Attributs standards.

Choix de la police, caractéristiques de celle-ci : taille, graisse (gras, italique), couleur, soulignement, majuscules …
Caractéristiques du paragraphe : justification (gauche, centré…), retrait de la première ligne
Position et type des tabulations
Type de numérotation (aucune, type 1, 2, 3 ; type a), b) …)
Les styles permettent également de définir les caractéristiques de liaison entre paragraphes :

Si un type de paragraphe est systématiquement suivi d’une ligne blanche, celle-ci ne sera pas tapée par un retour chariot comme ligne de texte mais cet espace sera défini dans le style du paragraphe. On peut ainsi décider de définir des hauteurs blanches avant et d’autres après un type de paragraphe, ce qui permet de moduler la distance entre paragraphes selon leur niveau hiérarchique ou de positionner le texte à une place précise, reproductible de document en document.
Si on veut éviter de couper la liaison entre un niveau et le suivant, pour ne pas avoir un titre en dernière ligne de la page alors que le corps du paragraphe se trouve sur l’autre page, on le définira également dans le style. Même chose si on veut éviter de commencer une seule ligne d’un nouveau paragraphe en bas de page. On pourra également définir des sauts de page automatiques avant des titres de parties.

Un style peut être défini à partir d’un autre pour lequel on change simplement quelques caractéristiques. Par exemple, les divers niveaux de titre peuvent utilser la même police et s’enrichir peu à peu. La définition des styles peut être accélérée lorsqu’on utilise cette continuité. Dans ce cas, toute modification apportée au style de base se répercutera sur les caractéristiques non modifiées des styles qui l’utilisent comme base.
On peut définir un ordre automatique par défaut de succession des styles. Par exemple, si un niveau de plan 3 (titre de paragraphe) est le plus souvent suivi d’un niveau de plan 3 (sous-paragraphe), on définira une liaison automatique entre ces deux niveaux. Le fait d’aller à la ligne par la touche entrée dans le niveau 2 créera automatiquement en dessous un paragraphe vide du style de niveau 3.
On peut également définir des touches de raccourci pour les styles les plus fréquents. D’autres particularités comme l’existence de bordures ou de cadres peuvent être définis dans les styles. On peut aussi attribuer un niveau hiérarchique dans le plan à un style donné.
Compte-tenu des relations de liaison entre styles, on commence par définir le type le plus courant, puis on construit les styles qui l’utilisent.

Word fournit des styles prédéfinis : " normal " pour le corps du texte et " Titre n " pour le niveau de plan numéro n.
Les styles se définissent et se modifient par l’intermédiaire du sous-menu " style " du menu " format ".

Figure 3 : appel du menu style.

On obtient alors la fenêtre de menu suivante :

Figure 4 : menu style.

Que l’on clique sur " nouveau " ou " modifier ", la fenêtre du menu présente des caractéristiques similaires (Figure 5). Elle identifie les relations entre styles. La seule différence réside dans le fait qu’on ne peut pas redéfinir le type d’un style déjà créé, ce qui, dans la pratique, ne porte à aucune conséquence.

Figure 5 : fenêtre de relations entre styles.

Le champ " nom " contient le nom du style modifié, ou propose un nom par défaut pour un nouveau style. Il faut dans ce cas le remplacer par un nom significatif. Le type de style est " caractère " ou " paragraphe ". Il faut choisir " paragraphe " dans presque tous les cas. Un style " caractère " ne peut pas être appliqué à un paragraphe ou un titre. Le style " caractère " n’est utile que pour des mises en formes particulières de portions de paragraphes. On peut éviter de l’utiliser puisqu’on peut toujours attribuer un style de paragraphe à une portion de texte sélectionnée sans affecter le reste du paragraphe. Le champ " basé sur " indique le style de départ utilisé pour construire le style en cours. Par défaut, ce style de départ est intégralement recopié dans le nouveau style créé. Le champ " style du paragraphe suivant " indique la mise en forme du paragraphe suivant. Par défaut il s’agit du style courant créé ou modifié. On peut choisir un autre style déjà créé.

Le bouton " touches de raccourci " permet de définir une combinaison de touches pour appliquer le style. Le bouton " format " ouvre les fenêtres de définition des diverses caractéristiques du style.

La case " ajouter au modèle " permet de modifier le modèle qui a servi à créer le document en lui ajoutant le nouveau style ou les modifications apportées. À ne cocher que lorsqu’on est certain que ces modifications seront réutilisées dans d’autres documents. La case " mettre à jour automatiquement " met à jour l’ensemble du document avec les modifications apportées. Attention, les modifications spécifiques qui auraient été apportées à un paragraphe particulier sont annulées lorsque cette option est cochée. Lorsque cette case n’est pas cochée, les modifications s’appliquent quand même sur l’ensemble des paragraphes formatés avec ce style, mais les mises en forme particulières sont à peu près maintenues (les vérifier tout de même car elles sont en général légèrement modifiées). Il convient donc de définir précisément les styles et d’éviter de les modifier en cours de route.

4.3 Définir une mise en forme sans modifier un style.

Lorsqu’on désire apporter localement, pour un paragraphe particulier, des mises en forme sans modifier de façon générale un style, on utilise les outils de la barre d’outils " mise en forme " ou les quatre premiers sous-menus du menu " format " qui donnent accès aux même boîtes de définition des paramètres de mise en forme que le menu style.

Figure 6 : modifications locales de mise en forme.

Les modifications ne sont alors appliquées que sur la portion sélectionnée ou sur la totalité du paragraphe courant si rien n’est sélectionné.